Automatyzacja rozsyłania faktur
Stworzenie rozwiązania w Excelu do kontrolowanego rozsyłania faktur – w odpowiedzi na brak możliwości seryjnego druku i wysyłki bezpośrednio z Fusion.
Cel:
Zbudowanie narzędzia, które przygotowuje paczki faktur dopasowane do specyfiki spółek i klientów – z kontrolą kompletności, warunkową wysyłką i śledzeniem błędów.
Zakres:
➤ Projekt makra generującego pliki PDF z danych Excel
➤ Zautomatyzowane formatowanie dokumentów i przypisywanie nazw plików
➤ Weryfikacja obecności załączników i kontrola braków
➤ Obsługa wyjątków (np. brak danych, zbyt wiele faktur w folderze, brak załączników)
➤ Dynamiczna treść maili w zależności od rodzaju dokumentów (faktura, korekta, zestawienie)
➤ Oznaczanie faktur zależnie od trybu wysyłki: mail, ręcznie, elektronicznie (Fusion)
Wyzwania:
➤ Brak dostępu do BI Publisher – konieczność obejścia systemowych ograniczeń
➤ Zmienna struktura danych – różne wymagania zależne od spółki i typu klienta
➤ Zapewnienie czytelnego statusu każdego dokumentu
Efekt:
➤ Skrócenie czasu przygotowania i wysyłki dokumentów
➤ Eliminacja błędów wynikających z ręcznego dopasowywania i braku załączników
➤ Rozwiązanie stosowane przez cały dział należności – obsługujący ok. 20 spółek
Technologie:
Excel, VBA, pliki PDF, foldery sieciowe, logika walidacyjna, makra
Rok:
2022–2023